北京理工大學2014年數字迎新工作全面啟動
發布日期：2014-08-20 供稿：數字迎新辦公室 編輯：新聞中心 王征 閱讀次數：
2014年8月20日，伴隨著北京理工大學迎新網“網上預報到”系統的正式啟用，學校歷史上首次數字化迎新工作全面啟動。屆時，來自全國各地的3600余名新生，將通過該系統提交各類信息，實現網上報到。
2013年，學校大力推進信息化建設，黨委書記郭大成、校長胡海巖高度重視，學校辦公室牽頭負責，會同黨委宣傳部、發展規劃處、網絡服務中心、機關黨委等多部門，制定了《北京理工大學數字校園信息平臺建設規劃》，計劃用3到5年使學校信息化水平上一個新臺階。在各部門的通力協作下，2013年順利完成了年度建設內容。2014年，結合黨的群眾路線教育實踐活動，學校辦公室將“數字迎新”系統列為年度重點工作信息化建設內容。學校確定了以本科迎新工作作為突破口，實現迎新工作的信息化，該系統將有效提升迎新工作效率，為新生入學提供人性化、個性化服務。
自去年下半年起，學校辦公室與宣傳部、網絡中心便著手開展“數字迎新”系統建設的可行性調研工作。通過赴多個兄弟高校的調研，最終確定了由我校自主研發的建設思路。2014年上半年，在學校信息化建設領導小組的統一領導下，學校辦公室、宣傳部、網絡中心等多個部門組織專門力量開始建設“數字迎新”系統，結合調研成果，兼收并蓄、取長補短，逐步搭建起系統的主要內容和功能，并通過在各部門和師生中間廣泛調研，征集意見，最終完善形成了我校“數字迎新”系統。
“數字迎新”系統主要包括“了解北理工”和“網上預報到”兩個板塊，其中由宣傳部負責開發的迎新網（主頁：http://i.bit.edu.cn）于6月底正式開通上線，新生、家長和社會各界都可通過迎新網了解學校基本情況、新生生活指南和學習指導，以及獲取學校發布的報到事項等信息。
“網上預報到”板塊則以利用信息化技術平臺、實現新生入學報到的“雙向”數字化、人性化服務為建設目的，實現以人為本的工作理念。“雙向”即，一為校內各迎新相關部門提供數字化、網絡化工作平臺，在學生入學前最大限度的完成信息采集、處理和發布，大幅度提升工作效率；二為面向新生有效傳遞入學報到信息，最大限度幫助新生順利報到，做好開學準備。
每年的新生入學報到不僅是全校性的“大工作”，更直接關乎著學校的社會形象。往年從錄取開始，招生辦公室、財務處、教務處，后勤集團、保衛處、圖書館和學生處等多部門協同合作，分頭落實好學費扣繳、學號班號編制、宿舍方案制定、戶籍等工作；學院在得到原始招生信息后，將進行分班、分學號和宿舍分配，同時做好迎新工作準備。由此可見，信息在不同的單位之間切割、整合和傳遞，既降低了工作效率，又增加了信息錯誤的風險。
因此，運用數字化、網絡化的信息手段優化工作流程，成為我校數字迎新工作的核心。通過認真梳理工作關系，最終確定了通過建設“網上預報到”數字化平臺來實現信息從“接力”到“共享”的“華麗轉身”。
由網絡中心負責建設的“網上預報到”系統，秉承以學生信息收集為核心，信息化流程用于輔助管理，各個涉及迎新工作單位數據共享的基本理念，依托網絡，實現新生信息采集過程前移，將繁瑣的事務性工作交由系統來完成，職能部門審核把關，各學院聯動，確保迎新工作成效產生質的飛躍。經過實際運行，該系統已經顯示出極高的工作效能。
8月15日下午2:30，招生辦公室經過初步整理，提交了全體2014級錄取學生信息。網絡中心根據系統預設，形成學生基本信息數據庫，隨即根據學校辦公室經過調研設計的自動分班算法，開創性地實現全體新生的自動預分班。當晚9點，班級預分結果就呈現在網上預報到系統之中。正值暑假的全體新生輔導員，不論身處何處，都準時登錄系統，便捷地查詢新生各類信息，對預分班情況進行調整，經學院副書記審核后，在網上確認提交；同時相關職能部門工作人員也能登錄系統，隨時關注班級審核情況。為了加強溝通，學校辦公室還建設了工作微信群，方便初次使用系統的輔導員們隨時咨詢和反饋。
短短的周末兩天，全校3600余名新生就擁有了屬于自己的集體——130個新生班級順利誕生，隨后其他涉及迎新管理部門的工作人員登錄系統，對信息進行審核確認，并與本單位工作進行數據對接。以往需要半個多月的工作，依托數字迎新系統，僅用五天便完成，實現了工作效率的飛躍提升，順利保障了下一階段新生數據預采集工作的順利開展。
8月20日起，全國各地的新生們紛紛登錄網上預報到系統，提交本人入學相關信息。至此，數字迎新工作進入了新生信息預采集階段。在新生的錄取通知書上，明確提出了網上預報到的要求，新生在規定時間內，通過登錄預報到系統，填寫個人基本信息、家庭信息、興趣愛好等各類信息以及提交證件照片，同時還能看到自己的班級和同學，與輔導員取得提前溝通，通過輔導員建立的QQ群，入學前便開始了“班級生活”，以此真正做到入校前的有效溝通和延伸管理。對于新生需要填寫的信息項，學校各相關部門也反復推敲研討，不僅涵蓋了新生入校后需要統計的各類基本信息，如學籍、一卡通、戶籍、資助等，還為入學即將開展的軍訓工作提供服裝尺碼等，最大限度地為各單位提供充足的信息支持。而在往年的迎新工作中，針對新生的信息采集不僅占用了大量工作時間和精力，往往還易出現漏采或重復采集等問題。
隨著“數字迎新”系統各階段的順利實施，學校的迎新工作勢將改頭換面，學校的整體形象將會有所提升。9月3日，迎新日現場，一眼望不到邊的隊伍將不復存在，取而代之的可能是”老朋友“的初次見面，他們的歡聲笑語將回蕩整個校園。也許，多年后的迎新工作，將于日常工作無異。
